【職務経歴書の書き方】フォーマットやテンプレート見本を例に解説!

転職ノウハウ
  • 職務経歴書の書き方がわからない
  • 職務経歴書と履歴書って何が違うの?
  • 職務経歴書を書く上で、書類通過するコツとかってあるの?

こんな疑問に答えます。

こんにちは、ニトです。

新卒時の就活の時は「履歴書」と「エントリーシート」を企業に提出したかと思いますが、転職においては「職務経歴書」をエントリーシートの代わりに提出する必要があります。

履歴書というのは自分の「個人的なプロフィール」を表すもので、職歴の欄にはこれまでの自分の経歴について事実のみを記載します。

一方職務経歴書は、所属した組織概要や自分の担当した職務内容を記載するもので、それに加えて「工夫したポイント」「身につけたスキル」も記し、「自分が職場でどのように活躍してきたのか」を相手にイメージさせることが目的となっています。

ここで注意しておきたいのは、どんなに優れたキャリアやスキルを持っていたとしても、この職務経歴書で魅力を伝えることができないと、選考は通過しないということです。

言い換えると、職歴が浅かったり、キャリアが薄かったりしても、書き方次第で書類選考通過率をグンと上げることが可能になります。

この記事ではフォーマットやテンプレート見本を例に、職務経歴書の書き方について詳しく解説していこうと思います。

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職務経歴書の基本から知っていこう

職務経歴書 書き方 テンプレート フォーマット

PC作成が基本!A4版の紙で作成していく

まずは職務経歴書の作成の基本から抑えていきましょう。職務経歴書は基本的にA4版の紙で印刷して提出する為、それに合わせて作成していきましょう。ここは言わずもながらですが、手書きではなくPCでの作成をオススメします。

職務経歴書は2枚でまとめる

企業から指定があるのならばその限りではないですが、職務経歴書は基本的に2枚以内で収めて作成するようにしましょう。

まとまりがなくただ長いだけの職務経歴書は、読む気がなくなって担当採用官の気力を損なわせるだけです。

加えて「書類を簡潔にまとめる能力がない」と判断されてしまうこともありますので注意して下さい。

書き方に特にルールは決まっていない

履歴書だと各内容や項目に制限が多いですが、職務経歴書においては書き方に特にルールはありません。「経験した業務ごとに並べる」「時系列で記載する」と、縛られずとも大丈夫です。

まずは自分の職歴やスキルを詳細に書き出すことから始め、そのあと内容を精査して情報の取捨選択を行なっていくと良いでしょう。

職務経歴書は職歴の羅列ではない

さて、まずは職務経歴書に記載するポイントから確認して行きましょう。

基本的に「経歴要約」「応募職種」「職務経歴」「自己PR」「資格・スキル」を項目に記載していきます。

ここで注意しておきたいのは、「採用担当官の知りたい順番通りに記載する」ということです。

知りたいと思っている部分がどこに書いてあるかわからないと、それだけでちゃんと見てもらえない可能性がありますよね?。要点をまとめて提出することで、書類作成能力が優れていると判断されることもあるでしょう。

そして採用担当官の知りたい順番は以下の通りです。

「経歴要約」→「応募職種」→「自己PR」→「職務経歴」→「資格・スキル」

「志望動機」は履歴書で記載するので、書いても書かなくてもどちらでも問題ありません。

職務経歴書に書き込む項目と諸注意

経歴要約

職務経歴書の冒頭には「経歴要約」を入れることをオススメします。担当採用官が書類を全て読まなくとも簡潔に自分の情報を伝えることができますし、自分の強み・アピールしたい思いを強調して書くことができます。

加えて相手企業のニーズと自分との接点を挙げることで、冒頭から採用官の興味を惹きつけられるでしょう。

応募職種

募集要項に記載されている職種を一つに絞って書いておきましょう。採用担当官が確認しやすい為の配慮ですね。注意点として、複数の職種を書くのは基本的にNGです。

自己PR

今まで自分が経験してきた業務の中から、応募する企業の業務でも役に立ちそうな項目を自己PRとして記載していきます。

注意点としては、「職務経歴」の部分と関連付けて記載しなければ、何の説得力もないPRになってしまいますので、しっかり紐づけていきましょう。

職務経歴

基本的には「会社概要」「配属支店・配属部署」「業務内容」「業績・成果」などを記載していきます。可能な限り、具体的な数値やデータで結果をアピールできるとGoodです。

研修・自己啓発・資格

第二新卒では経験が浅いと思われているので、研修で学んだ部分も記載しておくと良いでしょう。「新入社員研修」「スキルアップ研修」「OJT教育」などの内容ですね。

その他にも自分が元々持っていたスキル(TOEICとか)・資格があれば記載しておくと良いでしょう。

職務経歴の書き方

ここからは職務経歴書で最も手こずる「職務経歴」の部分と「自己PR」について焦点をあてて解説していきます。まずは職務経歴からです。

職務経歴書 書き方 フォーマット テンプレート

担当業務の書き方 応募企業の仕事に関係する内容を書く

さて採用担当官は募集している職種に対して、応募者が仕事をこなしていけるのかどうかを最初に確認します。つまり、応募する企業の仕事に活かせる経験・スキルを書くことができれば、書類通過率は上がりやすいでしょう。

例えば営業職から事務職に転職する場合、営業経験ばかりアピールしても意味ないですよね?営業でのスキルは事務職で使用しないですから。

ですのでこういった場合は営業職に携わっていた時に行なった資料作成や顧客データを纏めていく上で培った事務処理能力などをアピールしていくと良いでしょう。

また担当業務欄は細分化して書くのがポイントです。例えば営業職をやっているとしても、「営業業務」「顧客データ管理」「書類作成業務」と分けてスキルを書くことができますよね?

応募する企業に役に立ちそうな業務を少しでもやったのであれば、どんどん記載していきましょう。

業務から得たスキル・経験・成果を記載する

次に担当した業務を記載した横側には、その業務から習得した「スキル・経験・成果」などを記載していきましょう。思いつかない場合は「工夫した点」でも問題ありません。

ポイントとしては、具体的な数値・データを用いて説明できると説得力が増して、採用官からの受けが良くなります。

研修で学んだの部分も職務経歴書に記載

また第二新卒採用の場合、経験値が浅い為、研修で学んだ部分も同じ様に記載していきます。

第二新卒採用は、「基礎的なビジネスマナーを習得しているのか」という点が気にされるので、「仕事の心構え」「ビジネス文書について」「新入社員研修」について教わったことを細かく記載していくと良いでしょう。

自己啓発・資格について

もし自己啓発でセミナーに参加していたり、資格などがある場合、それも職務経歴書に記載していくと良いでしょう。自己啓発においては、「個人的に受けた講習や勉強会」「ビジネス誌・サイトの購読」とかですね。

資格についてはTOEICの点数であったり、現在勉強中のものであっても、その職種を募集している意欲をアピールすることができます

囲みや記号を使って分かりやすく書こう

全体的なデザインについてのお話ですが、特に「職務経歴」はダラダラと書き上げていくと見にくくなりがちです。

「職務経歴書 書き方」で検索をかければわかると思いますが、大体のサイトのデザインはぱっと見で何をアピールしたいのか正直言うとよく分かりにくいです。

見やすくするには文章を長々と書くのではなく、項目やポイントを箇条書きにして、【】<>などの枠を使用したり、頭に●■▲などの記号を付けるとわかりやすいでしょう。

当サイトのデザインでは、アピールしたい部分に□マークを付けています。これによって、パッと見た時にアピールポイントが分かりやすいことに加え、「どのスキルが当社で活かせそうか」担当採用官がチェックマークを入れやすいので、「端的に自分が何ができて何ができないかを印象付けしやすい」メリットがあります。

自己PRの書き方

次は自己PRについて説明していきましょう。

ここで伝えたい点は3点のみです。それではいきましょう。

具体性のない自己PRはNG

まず先程も軽く触れましたが、「具体性のない自己PRはNG」です。

大体の転職活動を行なっている人は職歴と自己PRを別のものと捉えているので、自己PRを精神論だけで語りがちです。よくあるパターンが、「協調性があります」とか「誰よりも熱意があります」とかですね。

人柄・性格に関するこのアピールの仕方が悪いと言っているわけではありません。具体的な根拠がないから説得力がないと言っているのです。

「自分は営業を経験して〜苦労があったから、粘り強さを持っています」と前職と関連づけて話す人と、「自分は明るい性格なので誰よりも協調性があります」と言う人でどちらが説得力があるでしょうか?

前者の方が後者よりも説得力があると思います。

採用官から高評価を受ける自己PRを書くには、今までの職歴から培われた自分の強みであったり、仕事でのエピソードを交えた経験を踏まえてアピールしていく必要があることを頭に入れておきましょう。

自己PRは職歴に記載した欄から引っ張ってくる

職務経歴書の自己PR欄には、職歴に記載した「担当業務」と「業務から得たスキル・経験・成果」の部分から抜粋して記載していきます。

このように書くことで、採用官も応募者がどのようなスキルを持っているのか明確に伝えることができますし、コピペで職務経歴書の作成を済ますことができるので、効率良く自己PRを進めることができます

参考画像では3つ程度しか書いていませんが、4〜5つ程度書いておけば十分アピールできると思います。

「自己PRをもっと書きたい」という人はその内容に紐付けして、3〜4行くらい文章を書き込んでも良いでしょう。

受ける企業に応じて自己PRを変える

また受ける企業を変える場合は、その企業の特徴に合わせて自己PRを変更します。同じ職種や業界であれば変わらないところも出てくるので、志望動機は毎回変える必要がありますが大体は使いまわすことが可能です。

これで効率的に転職活動を進めていくことができますね。しかし企業分析はしっかりやっておきましょう。

こんな職務経歴書はダメ ありがちなNG例

さてここまで職務経歴書の書き方について説明してきました。採用担当官にとって見やすい、目を通しやすい職務経歴書のデザインを意識して説明したつもりです。

しかしどんな書類であっても、必ず読んでもらえると言う保証はありません。採用担当官が一瞬確認しただけで、不採用になってしまう書類があるのも事実です。

そもそも読んでさえもらえないと言う主な理由を記載しておくので、流し読み程度で確認しておいて下さい。

空欄が多くスカスカ

全体的に空欄が多い。履歴書は大体フォーマットが決まっているが、職務経歴書においては致命的です。担当採用官に「この人は本当にアピールする気持ちがあるのだろうか」という気持ちにさせてしまいます。

それとは逆にボリューム過多

逆に小さな文字を詰め込んだかの様なボリュームがありすぎる職務経歴書も担当採用官に「読むのがめんどくさい」と思われてしまいます。「読み手の立場を考慮できない」「要点をまとめる力がない」と思われてしまうでしょう。

誤字脱字・誤変換が多い

正直これは論外です。誤字脱字は書類作成につきものですが、「最終確認くらいしてないのか?」と注意散漫だと思われてしまう可能性もあります。

ワードやエクセルだと「スペルチェック」できる機能がついているので、必ず書類ができたらスペルチェックする癖をつけておくと良いでしょう。実業務においても意外と役に立ちます。

相手が知らない用語を多用

専門用語を多用するのもあまりオススメしません。特に異業種に転職する場合は注意が必要で、せっかく一生懸命書いたのに自分が伝えたい内容や意図が伝わらなかったら悲しいですよね。

誰が読んでも理解しやすい文章を作るのも社会人の能力の一つですので、ここは意識して取り組んでいきましょう。

守秘義務に違反している

自分の実績や業務を詳細にアピールしたいばかりに、他者に言ってはいけない情報まで記載してしまうのはNGです。情報漏洩について意識が低く、リスクマネジメントがまったくできていないと評価を下げることになるでしょう。

どこまで書けば大丈夫なのか、程度を注意して書くようにしましょう。

用紙にしわや汚れ

これは言わずもながらというところですよね。このような大事な書類を雑に扱っている人間は仕事も雑に違いない!とイメージダウンしてしまう可能性があります。作成した後は綺麗な状態で、速やかに応募するようにしましょう。

まとめ

さて内容は以上となります。

今日参考に使った画像は下記にpdfファイルにして置いておくので、参考に使って下さい(Wordに変換できなくてすみません・・)

職務経歴書を作るのは大変ですが、一度作ると使い回せるところも出てきますので、早めに作っておくにこしたことはないでしょう。また転職活動を始めていなくとも、先に職務経歴書を作っているだけでも始めた時に転職活動を有利に進められるなんてことも。

要点をできるだけ抑えてある」「見やすい」「分かりやすい」職務経歴書を作ることで、他の選考を受けているライバルよりも優先的に転職活動を進めれるようにしましょう。

それでは。