フリーランス(個人事業主)に欠かせない領収書の書き方を解説

フリーランスの仕事
  • フリーランスの領収書とは?
  • フリーランスの領収書は何の為に必要なの?
  • フリーランスの領収書の書き方を知りたい

こんな疑問に答えます。

フリーランスになるとできることの1つが経費の計上です。確定申告をする際に経費を計上することで、節税をすることができます。
この記事では、領収書に関して、その概要から記載内容、保管期限などについて解説します。

フリーランスになりたてで領収書の扱い方が分からない、フリーランスになる前に領収書について把握しておきたい、という方は必見です。

領収書とは

領収書とは、商品やサービスを購入するために支払いをしたことを証明する書類のことです。

領収書以外にも明細書や受領書であっても、支払った金額さえわかれば領収書と指定利用することができます。

その他にも、領収書に似ているものとしてレシートをイメージする人もいるかもしれません。

領収書とレシートはどちらも支払った金額が記載されていますが、大きな違いは記載されている内容です。

領収書には、発行された日のほか、支払い金額、発行元などが記載されていますが、レシートには領収書の内容に加えて品目別の支払い金額が記載されています。

つまり、レシートの方が、支払いに関するより詳しい情報を載せているということです。

フリーランスにおける領収書の意味

フリーランスにとって領収書は非常に重要なものです。なぜなら領収書を確定申告の際に使用するためです。

フリーランスは仕事に使ったお金を経費として確定申告時に納税額から差し引くことができます。しかし、何でもかんでも経費として計上することはできません。

領収書は、使用しているお金が経費かどうかを明確に示す根拠として用いられるのです。

もし、領収書がないと経費の根拠を示すことができなくなるため、経費分の金額を税金から差し引くことができず、多めに納税することになってしまいます

そのため、領収書はしっかりと管理するようにしましょう。

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領収書発行の流れ

領収書を発行する場合、以下のような流れで発行するのが一般的です。

  • 領収書を発行してもらう相手に支払いをする
  • 相手が領収書の金額や宛名を確認してくるので伝える
  • 同じ内容の領収書を2部発行してもらう(1部は相手の控えとして保管される)
  • 必要に応じて収入印紙を貼付してもらう
  • 領収書を受け取る(場合によっては郵送で送ってもらうケースもある)

以上が領収書の発行手順です。フリーランスの場合、経費として計上するために領収書を発行してもらうことが多いかもしれませんが、飲食店などで働くフリーランスの場合は、逆に領収書を発行することになるかもしれません。

いずれにしても、発行の流れはしっかりと覚えておきましょう。

領収書を書く時に必要な要素

ここからは、領収書を作成する際に書かなければいけない内容について解説します。

抜け漏れがあると領収書として機能しない恐れもあるので、領収書発行時には必ず確認するようにして下さい。

日付

日付は、領収書がいつ発行されたのかを明らかにするものです。発行日を記入するようにしましょう。

基本的に、日付は万が一間違えて記入したとしても、大きな問題になることはありませんが、月末や年度末をまたいで間違えてしまった場合は、納税に必要な書類などを作成する際に面倒になるので、注意が必要です。

また領収書を発行する側が、日付を間違えて記入してしまうと取引相手からいい加減な人、と見られてしまい信頼を失う恐れもあります。

いずれにしても、日付は間違えないように記入時には必ずカレンダーなどを確認するようにしましょう。

宛名

宛名はお金の支払先のことです。誰に対して、お金を支払ったのかがわかるように記入してましょう。

中には、宛名を敬称で記入する人もいますが、敬称で領収書を作成した場合、領収書として使えなくなるケースもあるので注意して下さい。

特に、取引先との関係性が深くなると宛名を敬称で書く人も出てくるので、敬称で書かれている場合は、一声かけて正しい名前で記入してもらうようにしましょう。

金額

金額は、相手に支払った金額を記載します。支払った金額をそのまま記入するだけなので、特に難しくはありません。

ただ、中には虚偽の金額を書く人もいます。これは経費として使用した金額を多めに記入することで節税しようとしているためです。
しかし、当然ながら虚偽の記載はNGです。犯罪行為となるので、絶対にしないようにして下さい。

但し書き

但し書きとは、お金を支払った内容のことです。具体的なサービス名や本代、飲食代など何についてお金を支払っているのかがはっきりとわかるように詳細を記入するようにしましょう。

中には「品名」と書いてしまう人もいますが、これだと支払い内容がわからないのでよくありません。必ず詳細が分かるように書くようにして下さい。
なお、1回の支払いの中に複数の支払い要素がある場合はそれぞれ分けて記入するようにしましょう。

収入印紙

領収書を発行する場合、収入印紙が必要になるケースがあります。収入印紙とは、5万円以上の金額を扱う取引の際に、領収書を発行する場合に必要になるものです。

収入印紙という言葉を初めて聞いた人もいるかもしれませんが、収入印紙は、コンビニや郵便局で購入することができます。

金額を伝えて「収入印紙を下さい」と伝えれば簡単に購入可能です。収入印紙には全部で31種類があり、支払う金額に応じて適切な収入印紙を使用する必要があります。

例えば、5万円の場合は、200円の収入印紙を使うことになっています。また、不動産を購入するときなどは、もっと大きな金額の収入印紙が必要になります。

なお、万が一収入印紙を貼り忘れてしまうと、本来よりも倍の金額の収入印紙を貼ることになるので、忘れないように注意しましょう。

また、ちゃんと収入印紙を張っていたとしても、消印がついていないと同様に倍の金額の収入印紙が必要になります。

フリーランスの領収書は形式自由

フリーランスが領収書を発行してもらう、もしくは発行する場合その形式は特に決まりはありません。

文房具店や本屋などで販売されている市販の領収書を使用しても構いませんし、エクセルやワードを使って自分で作成したものを使用しても構いません。

ただし、自分で作成する場合は、以下の点を記載する必要があるので注意して下さい。
  • お金を支払った日
  • 宛名
  • 支払った金額
  • 但し書き
  • お金を受け取った人の名前
  • 連絡先

ここで抜け漏れがあると、確定申告の際などに領収書として使用できない恐れがあるので、自作の場合は注意して下さい。

特別な理由がなければ市販のものを使用する方が無難でしょう。

領収書はこまめに管理

領収書は、確定申告の際に経費を確認するために必要になるため、大切に保管・管理する必要があります。

一方で、確定申告時に領収書を提出する必要はありません。

領収書を提出することになるのは、税務署から税務調査が入る時です。この時、調査員から領収書の提出を求められるケースがあるので、求められた場合は速やかに提出するようにしましょう。

領収書の管理方法に関しては、特に決まったルールはありません。そのため、確定申告の際などに使いやすいように、月ごとに分けて管理したり、ノートに貼り付けたりして保管しておきましょう。

専用のファイルがあると便利

領収書の管理をする際に、あると便利なのが専用のファイルです。領収書やレシートの大きさに合わせて作られたファイルなので、収納がしやすくなっています。

収納方法は様々で、ポケットに入れるものもあれば、アコーディオンのように広げて収納するもの、縦型のもの、横型のものなど多岐にわたるので、自身にあったものを選ぶと良いでしょう。

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領収書管理のポイント

ここでは、領収書の管理をする際に覚えておきたいポイントについて解説します。基本的な部分ですが、大切な部分でもあるので、しっかりと覚えておいて下さい。

領収書には保管義務がある

領収書は確定申告が終わったからといってすぐに捨てていいものではありません。

領収書には保管義務があり、一定期間保管する必要があります。期間には幅がありますが、フリーランスのような個人事業主の場合は5年もしくは7年となっています。

5年の保管期間が定められているのは確定申告の際に白色申告をした場合です。

また、7年間の保管期間が定められているのは確定申告の際に青色申告をした場合です。確定申告の種類によって保管期間が変わるので、注意して下さい。

なお、白色申告の場合、領収書の保管は5年ですが、それ以外の帳簿などに関しては7年保管する決まりになっています(青色申告は帳簿も領収書も7年間保管)。

そのため、基本的には領収書も帳簿と同じ7年間一緒に保管しておいたほうが良いでしょう。

宛名は空欄でもOK

フリーランスの方の中には、領収書を発行してもらうときに、どのような宛名で書いてもらえばいいのか悩んだことのある人もいるのではないでしょうか。

領収書で最も大切な部分は何にいくらのお金を支払ったのか、という部分です。そのため、万が一宛名が空欄であったとしても、大きな問題はありません。

ただし、宛名がないと税務調査を受けたときに「他人の領収書を使っているのではないか」「領収書を偽装しているのではないか」などの疑いをかけられる恐れがあります。

宛名はなくても問題はありませんが、基本的には書いてもらうようにしましょう。

まとめ

今回は、フリーランスに欠かせない領収書に関して、その概要から用途、記載する内容、管理などについて解説しました。

経費として計上できるのはフリーランスの大きな特徴です。一方で、領収書に関しては記載内容や保管期間など細かいルールが存在しています。

間違ってしまうと領収書としての効果が発揮できなくなるケースもあるので、今回紹介した内容をしっかりと覚えておくようにして下さい。