フリーランスに必要な経費の知識【確定申告に備えよう】

フリーランスの生き方
  • そもそも経費って何?
  • フリーランスの経費の考え方は?
  • 経費の種類を詳しく知りたい

こんな悩みに答えます。

フリーランスとして活動していきたいと感じているものの「経費について実は分かっていない」という方は非常に多いのではないでしょうか?
本記事では、フリーランスになった時の経費の考え方や重要性について詳細に解説していきます。

この記事を読むことで、確定申告になった時にしっかり準備することができますよ。

フリーランスと経費の関係性

まずはフリーランスと経費の関係について解説していきます。

リーランスと経費の関係性
  1. 経費とは
  2. 経費の重要性

経費とは

経費とは「事業を運営していくうえでかかる費用」のことです。

例えばWebライターなら、クライアントと打ち合わせする際の交通費、知識を身につけるための本の購入費などが挙げられます。
事業を運営していくための費用であれば、原則的に経費として計上することができます。

経費の重要性

なぜ経費を計上することが大切かというと、フリーランスは確定申告を自分で行う必要があるからです。

確定申告の金額は以下の計算式で決まります。
売り上げ-経費-所得控除=年間所得

確定申告には経費を含めるため、経費の金額が分からなければ確定申告をすることが出来なくなってしまいます。

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フリーランスが確定申告する際に覚えるべき経費の知識

経費を計上するにあたって、もう1つ覚えるべき大切な知識があります。それは経費を計上した分だけ、税金が安くなるということです

先ほどのライターの例をもう一度挙げます。打ち合わせの際に「交通費」を自分で払う必要がありますが、この交通費を払った分だけ確定申告時に経費として計算されるため、税金が安くなります。
最終的な「所得」に応じて納める税金が変わるため、交通費が1万円だとしたら、1万円分だけ税金が安くなるということです。

経費は現金では返ってこない

なお、ここまでを読んでみて「経費は返ってくるもの」という理解をされる方がいるかもしれません。

経費を1万円計上したら、確定申告時に1万円返ってくるということですね。ここに関して答えはNOになります。

年間売り上げが400万円で、経費を300万円計上するフリーランスの方は、年間所得100万円です。

一方で売り上げが300万円でも、経費が100万円しか使わないフリーランスの所得は200万円残ります。

経費には税金が安くなるメリットがありますが、一方で「経費を使いすぎても損をする」ということに繋がります。

フリーランスが経費にできるものリスト

自分の事業にかかる費用ならすべて経費にすることが可能です。

経費はそれぞれ「勘定科目」と呼ばれ、例えばペンを購入した場合は「消耗品費」として計上することができます。
また、フリーランスになる前に、フリーランスになるための準備金も経費として計上することができます。

フリーランスになる前の経費

フリーランスになる前の経費は「開業準備費」として計上します。

開業準備費になるものは下記のとおりです。
  • フリーランスになるためのセミナー参加費用
  • 市場調査・競合調査費用
  • サーバー代・ドメイン代
  • 広告宣伝費
  • 名刺作成費用

なお、開業のための準備期間は明確には定められていませんが、3か月から6カ月が一般的になります。

減価償却費として計上するもの

10万円以上する高額な機材やパソコンなどは、開業準備として計上することができません。

これらの高額なものは「減価償却費」として計上する必要があります。
減価償却費とは、購入した一年目ですべてを経費として計上するのではなく、数年かけて少しずつ経費として計上していくことを言います。

経費として計上する年数は、それぞれの使用可能年数によって変わります。なぜ高額なものを減価償却として計上するかというと、高額なものであるほど、購入した年の所得が落ちてしまうからです。

売り上げが400万円しか見込めない事業で、500万円する高額な機材を導入した場合、所得は-100万円という数字になってしまいます。

こういった状況になってしまうと、金融機関などからの融資を受けることが難しくなってしまいます。

減価償却はフリーランスとして継続的に所得を上げていくために、覚えておくべき必須知識だと言えるでしょう。

フリーランスになった後の経費

フリーランスになった後の経費を、勘定科目ごとに解説していきます。

経費として計上することが多い勘定科目は以下の7つです。
経費詳細
広告宣伝費 名刺作成費や、フリーランスが集う展示会などへの参加費用を計上します。また、季節ごとの年賀状やお見舞いなどに使う費用も広告宣伝費として計上できます。しかし、これらは「業者に発注した場合に限り」です。
通信費 フリーランスの事業としてかかる通信代金は、通信費として計上できます。例えばwebサイトのサーバー代やドメイン代です。
新聞図書費 事業勉強のための書籍購入代金などは、新聞図書費として計上できます。プライベートで注文している新聞は計上できないので注意しましょう。
接待交際費 取引先との会食や、打ち合わせの際に使う接待費を接待交際費として計上することができます。注意点としては、税務署側がしっかりと「打ち合わせした事実が分かるように」計上することです。
諸会費 業界団体への加入時にかかる費用や、自治体などへの参加費は諸会費として計上することができます。
消耗品費 事業に使うペンやノート、その他の消耗品は消耗品費として計上できます。領収書や履歴を残しておくことで、プライベートと事業の区別が分かるようにすることが大切です。
支払手数料 金融機関への支払い時にかかる、手数料を支払手数料として計上できます。プライベートでの手数料は経費にできないため、事業に関する内容の支払い時にだけ計上するようにしましょう。
このように小さい項目から様々な部分を経費にできるので覚えておきましょう。

自宅も経費にできる場合がある

Webライタープログラマーとしてフリーランスになる場合、自宅で作業する方は非常に多いです。

こういった場合は「自宅の一部」を時代家賃として計上することができます。自宅の一部ですので、家賃のすべてを経費とすることはできません。

「自宅の何割を作業場として使用しているか」という点がポイントで、割合が2割だった場合は、家賃の2割を時代家賃として計上することができます。

また、時代家賃以外にも水道光熱費の一部を経費とすることができます。

先ほど解説した7つの勘定科目と、これら2つの経費が主にフリーランスが計上できる経費になります。

フリーランスとして必要な経費を洗い出すことが大切

フリーランスになるにあたって、自分に必要になる経費と、必要でない経費を洗い出しておくことが大切です。

経費を計上するたびに勘定科目を考えるのは大変ですから、自分に必要な経費を洗い出しておくことで、日々の経理作業が捗ります。

経費を簡単に計上できるアプリもある

経費と聞くと「簿記の知識が必要になる」と不安になってしまうかもしれませんが、会計フリーというアプリはレシートを撮影するだけで経費を計上してくれます。

使用するのに年会費はかかってしまいますが、通常確定申告にかかっただろう時間を事業の時間に使うことができれば、高い投資対効果を狙うことができます。
フリーランスは日々の経理作業の効率化が大切なため、初期からの導入をおすすめします。

フリーランスになるための費用

最後にフリーランスになるために必要な費用はどのくらいでしょうか。

事業内容によっても変わりますが、5万円~10万円をメドに考えておきましょう。

パソコンや機材は減価償却費として計上できますし、個人で事業を営む場合の初期投資は安く抑えることが可能です。

大切なことは、フリーランスになる前の支出を把握し、経費として計上することです。

フリーランスになる前に経費計上の練習をしておくことで、フリーランスになった後の自分を楽にすることができます。

まとめ

フリーランスが身につけるべき経費の知識について解説してきました。

最後になりましたが、脱サラ前の準備事項に関しては下記の記事で纏めております。

個人事業主(フリーランス)になるには?脱サラ前に準備事項を確認!

2020-08-21
脱サラ前の方は、是非参考にしてみて下さいね。